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      借助協同OA與ERP系統 讓管人管事管權的制度落地

      2014/5/26 8:32:33??????點擊:

      沒有規矩不成方圓”,規矩就是制度。大到一個國家,小到一個單位,治理是否有力、秩序是否順暢、效率是否明顯,能否做到政令暢通、令行禁止,與制度體系是否完善,特別是制度的執行力密切相關。所以,鄧小平同志曾極其精辟地指出:“制度問題帶有根本性、全局性、穩定性和長期性?!?習近平總書記在十八屆中紀委二次全會上也強調:“要加強對權力運行的制約和監督,把權力關進制度的籠子里?!庇纱丝梢?,制度對國家至關重要,對任何單位也至關重要。

       

      一、實踐給我們出的題目

      這些年來,中國農業出版社一直高度重視制度建設,注重依靠制度管人管事管權,已經先后建立和完善了100多項制度,涵蓋了黨務、社務、出版、經營等方方面面。這些制度的建立,對于規范領導行為、監督權力運行和協調各方利益關系起到了一定作用,基本上實現了各項工作和運行過程有章可依,各項事務處理有規范可循的目標。

      然而在實踐中,我們也遇到了一個實際問題,就是制度有了,但很多人仍然按習慣做法辦事,把制度束之高閣,缺少監督和制約。而那些堅持制度的同志往往被認為是辦事死性,服務不好,耽誤事等等,反而那些不堅持制度的人既沒有影響辦事,又沒有受到譴責,權力仍游離在制度的籠子之外。久而久之,制度被人們淡忘了,甚至成為一紙空文。另一方面,當遇到具體問題時,人們又提出制度不夠健全,要求加強制度建設。我們似乎進入了一個怪圈:一方面說制度不完善,一方面是現有的制度并沒有得到認真執行。加強制度建設成了一種空轉,循環的結果是又回到了起點。這是為什么?根本的原因是,我們在一定程度上說并不缺乏制度,而是缺乏制度的執行力。于是,我們把制度執行力當作大事來抓,強調單位一把手作表率,帶頭執行制度,但是好一陣后又恢復原樣。過去是無制度可依,現在是有制度可依,可為什么變成了有制度不依?為什么反復強調提高制度執行力,可制度執行力就是提不高呢?

       

      二、引入信息化管理手段發現了問題癥結所在

      2009年,中國農業出版社為適應出版界科技進步、產業升級和轉企后科學管理、精細管理的需要啟動信息化建設,引進了兩套管理軟件—協同OA(行政辦公系統)和ERP(出版管理信息系統),成為我們走出制度建設之困惑的契機。這兩套軟件上線之初,工作流程如何設計,是簡單地將傳統的紙質辦公方式搬到網上,還是借此機會梳理各項管理制度和工作流程,進行工作流程再造,從而提高管理效能?經過討論,我們選擇了后者。我們考慮,信息化不是簡單的工作方式的轉變或僅僅是實現無紙化辦公,而是改變管理方式,要實現過去手工辦公不可能實現的管理方式,即科學化、系統化和精細化,提升管理效能,從本質上說,這是一個制度化的過程。鑒于此,我們組織管理部門全面梳理了我社有關人、財、物管理及請示事項的工作流程。我們發現,制度建設存在著種種問題:

      1.制度不夠系統,有的可操作性較差,難以執行。表現為原則性規定多,具體性規定少;禁止性規定多,流程性的規定少;有的過細有的過粗,使制度執行起來十分困難。在手工辦公條件下,雖然也規定了由誰發起、需要誰會簽、誰來審批等,但由于工作流程的概念不強,這些規范往往是粗線條的,各個環節銜接不緊密,不好操作。

      2.有的制度制定不科學,制度之間有機聯系少,甚至互相打架。由于手工辦公往往是碎片化管理,幾乎是每一件事情對應建立一個制度,單項制度制定往往統籌考慮比較少,一般只考慮解決單個實際問題,而沒有照顧到制度之間內在的科學聯系,有時甚至為了制定制度而制定制度,造成工作制度多,有些制度還相互打架,讓執行者無所適從。比如多項制度都可能涉及財務,由于制度制定時間有先后,可能就會出現相同的報銷事項程序卻不統一,給執行者帶來麻煩和困難。

      3.制度執行缺乏有效的監督、檢查和反饋調整機制。在實際工作中,制度是否能夠有效執行,是否適應實際工作需要,能否最大程度地發揮作用,需要經常性地檢查、監督和反饋。但在手工辦公環境下,制度執行情況反映不直觀,檢查監督要動用大量人力物力,難以實現動態化和常態化監督,往往使檢查和監督流于形式。因為得不到制度不適用的負反饋,導致制度的修訂不及時,使制度脫離實際。

      4.制度執行隨意化嚴重。在手工辦公條件下,制度的執行是人與人之間傳遞的,制度執行情況很大程度上取決于領導干部和員工執行制度的意識強不強,重要崗位人員原則性強不強,單位執行制度的文化氛圍濃不濃,這些都是難以科學考核評判的。也就是說,在制度氛圍不濃的情況下,容易出現制度約束乏力,制度執行隨意,該會簽不送會簽,該審核不送審核,漏洞叢生。

      制度建設中存在著上述種種問題,使制度如空中樓閣無法落地,制度的籠子不牢不嚴密,怎么能關得住權力呢?

       

      三、運用信息技術解決制度落地難問題

      針對上述問題,中國農業出版社提出信息化建設的目標是:實現出版業務流程和辦公流程全面信息化,使編務管理、印務管理、圖書營銷管理、書店管理、圖書資源、公文運轉、財務管理、國有資產管理、人力資源管理、后勤管理等全部統一在一個信息平臺上,達到數據共享、運轉順暢、效率提高、監控有力的目的。按照這一目標,我們在信息化建設過程中下了真功夫,在全面梳理各項工作制度的基礎上,依據國家法律法規和制度逐條逐項地將人、財、物管理和公文運轉的制度流程化,科學制作各個事項的辦理流程表單,科學設置發起、審核、會簽、審批節點,運用信息技術將制度流程、審批節點和表單固化在致遠軟件協同OA系統中。在設計過程中,力求做到制度流程科學規范,事項之間有機聯系。在運用信息技術管理過程中,我們共設計制作了近50個表單囊括了黨務、社務、人、財、物管理和公文運轉的各項制度。受篇幅所限,僅以報銷表單和流程為例:




      從這一流程可以看出,作為報銷這個事項涉及了報銷人(發起者)、發起者部門主管、財務部門負責人、上級主管及最終批準人等人的要素,涉及了事和財兩條線索,并且最終匯總為報銷這一最終節點。報銷單的流程顯示極為清楚,程序不可跳過。這樣一來,就把“活”的報銷制度變為“死”的程序規定,體現了信息化管理的特點,盡量減少人為隨意性,增強了制度的剛性。

      農業出版社是生產圖書的企業,每年生產圖書3000多個品種,動銷品種上萬。每一本圖書的生產、銷售、成本、盈虧,在手工辦公條件下很難做到精細管理。出版管理ERP是將圖書資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的出版業務信息管理系統。ERP的設計完全按照國家對圖書生產、銷售和財務的各項規章制度以及圖書生產流程設計。應用ERP管理后,每一本圖書,從選題、發稿、印制到入庫、發貨、退貨、庫存,以及圍繞這本書所發生的所有成本和經營盈虧,實物流和資金流全部統一在一個信息平臺上,所有數據共享。既實現了出版管理制度落地,又實現了企業的精細化管理。

      中國農業出版社通過協同OAERP的應用,完成了管理手段的革命性變革,全面提升了行政辦公和出版業務管理的科學化、規范化和精細化水平。

       

      四、信息技術的應用使制度建設水平明顯提升

      全方位應用信息技術管理以來,中國農業出版社的制度化水平有了明顯提高,主要體現在五個方面:

      1.制度執行力明顯提高。由于將制度設計成具體的辦事流程,各個審核審批和會簽環節設計成操作節點,將過去手工表單在人與人之間的流轉變成人機之間流轉,發起人提交表單后應該由誰審核、誰會簽、誰審批,信息平臺就會自動推送到誰的待辦欄,所有工作人員只需在表單上填寫意見后點擊提交即可。由于用信息平臺來執行制度,使制度的執行更加科學規范,執行力大大提高。

      2.監督力度明顯增強。由于流程和表單都是公開透明的,每一個事項的審核、會簽、審批人的意見和簽署時間都非常清楚,實現了可審批、可監督、可追溯的目標。建立協同OAERP平臺后,我社花的每一分錢、蓋的每一個社級印章都在網上運行,非常便于監督。由于制度固化在信息平臺上,使監管的力度明顯增強,且由事后檢查變為事前監管。如財務部門會簽量較之過去增加五成,在社領導審批之前,財務部門先就錢是否該用、怎么用和使用標準進行嚴格把關,做到了監管關口前移。

      3.審批事項的關聯性增強。在手工辦公環境下,對于一個需要分幾次進行請示的復雜事項,很難相互關聯。由于時間的間隔和手工操作,容易發生前后審批矛盾,或銜接不順的問題,造成漏洞。比如:請示一件事,這件事既涉及簽訂合同,又涉及借款、報銷等,有的一個項目按進度需要多次請示,錢需要分期支付等等。在手工辦公條件下,只能分別發起且事項間不相互關聯。由于有的事項執行周期較長,經常發生審批后續事項時看不到之前的審批意見,容易造成前后審批意見不一致。在應用致遠軟件協同OA系統后,請示件按照事項設置流程,將同一事項的所有請示審批和執行情況相互關聯,做到了無論間隔多長時間,只要點擊該請示件,就可以全面了解該事項的審批情況、進度執行情況、費用支付情況等,使工作的系統性大為增強,減少了漏洞。

      4.資產管理和預算管理能力明顯增強。按照固定資產管理制度,每一個固定資產實物都要建立實物賬和財務賬。在手工辦公環境下,固定資產管理很難做到賬實相符、賬賬相符。這種狀況在各行業各單位普遍存在。我們通過協同OA平臺數據庫建設,將固定資產的購買、分發、實物賬、財務賬相連,實現了賬實相符、賬賬相符。同時也方便了實物、賬務盤點,做到準確快捷。預算管理也同樣,我們通過協同OA平臺數據庫建設,實現預算管理動態化。將各部門預算總額預置在系統中,各部門每支出一筆費用,系統從部門預算中自動核減,公開透明,清楚明白。

      5.工作效率明顯提高。建立信息化平臺后,各事項的審批由過去拿著文件到處跑改為文件在信息化平臺上自動流轉傳遞,文件流轉到哪里、各個節點看沒看、批沒批都可查詢,在哪個節點停留時間過長了也可催辦。特別是手機與致遠軟件協同OAM1移動協同軟件連接,實現了移動辦公。出版社的人員不在社內或出差可以選擇代理人,也可以用手機遠程辦公。信息化使辦公更加方便快捷,管理部門人員更加精簡,有的部門甚至減少了三分之一,大大提升了管理效率。

      習近平總書記提出:“把權力關進制度的籠子里”,對制度建設提出了更高的要求,繼續運用傳統管理手段很難達到制度建設的高要求。借助信息技術可以使制度建設更科學、更系統、更嚴密,因此也更具可操作性,可以大大提高制度執行力,提高管理效益和監管力度,實現用制度規范、制約權力的目的。

       


       


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